1. Generalidades

Con el objeto de proporcionar orientación a aquellos Sujetos Activos y colaboradores de Nova Austral que tengan conocimiento o sospechen de la ocurrencia de una irregularidad o de una infracción a la Ley, así como respecto de alguna regulación o protocolo interno dictado por la Sociedad, esta última ha diseñado e implementado una política interna de denuncia, la cual obliga a los Sujetos Activos a reportar las circunstancias anteriores así como cualquier sospecha de conducta que pueda constituir un Delito o una falta a la ética, informando sobre éstas a la Sociedad con el objeto de que se revise y aborde la situación, determinando los cursos de acción procedentes.

En este sentido, será responsabilidad de cada uno de los colaboradores de Nova Austral el consultar en caso de dudas respecto de la aplicación de alguna de las políticas implementadas por la Sociedad, así como denunciar oportunamente las irregularidades de las que pueda tener conocimiento.

A continuación, se detallan los procedimientos y políticas específicas implementados por Nova Austral respecto de su canal de denuncias y consultas, así como de las políticas anti represalias que deben aplicarse respecto de los colaboradores, todo lo cual tiene el carácter de obligatorio para toda la organización.  

2. Procedimiento de ingreso de denuncias, contingencias y/o consultas

El Canal de Denuncias es el medio a través del cual los colaboradores de la Sociedad y terceros pueden realizar denuncias sobre infracciones que ocurran tanto respecto de la Ley, como de las políticas y normativas internas dictadas por Nova Austral, o bien sobre cualquier conducta que sea contraria a la ética, a la misión, la visión o los valores corporativos de la Sociedad; así como formular consultas e inquietudes que pudiesen tener en relación con Nova Austral y sus actividades.

En cualquier caso, cabe destacar que el Canal de Denuncias no es un servicio de emergencia, por lo que, ante eventos o sucesos que representen una amenaza inmediata a la vida, a la propiedad o a las operaciones, el denunciante deberá dar el más pronto aviso posible a la gerencia respectiva y al Compliance Officer, toda vez que las denuncias presentadas mediante este servicio no reciben una respuesta instantánea, ya que requieren de un análisis que toma tiempo realizar.

a. Ingreso de denuncias y/o consultas.

Cualquier persona podrá acceder al Canal de Denuncias ingresando al sitio web https://pyme.ines.cl/pyme/formulario/, el que puede ser encontrado para facilitar su acceso dentro de la página web de Nova Austral: http://nova-austral.cl/contact/. Posteriormente, en la opción de “Identificación Empresa” deberá seleccionar a “Nova Austral”, lo que le permitirá acceder al formulario de consultas y denuncias implementado por la Sociedad.

El denunciante deberá aceptar los términos y condiciones disponibles en el sitio web del Canal de Denuncias.

Posteriormente, deberá completar el formulario que se desplegará, identificando, entre otras materias, su relación con Nova Austral y el tipo de denuncia y/o consulta que desea efectuar.

El denunciante deberá marcar su preferencia acerca de permanecer o no en el anonimato y, a continuación, describirá la denuncia y proporcionará los antecedentes con los cuales pretenda fundar esta última (incluyendo eventual prueba gráfica o documental, si cuenta con ella), cumpliendo con todos los campos dispuestos en el formulario.

Para terminar el ingreso de la denuncia, el denunciante deberá indicar una contraseña asociada a su denuncia y/o consulta y, en caso de que desee ser contactado, podrá asimismo señalar un correo electrónico. 

Finalmente, deberá seleccionar el botón “Enviar Denuncia”, luego de lo cual se generará un código asociado a la denuncia o consulta respectiva.

En el caso que la denuncia o consulta sea anónima y no se ingrese un correo electrónico, el denunciante no tendrá la posibilidad de recuperar su contraseña, ni recibir notificaciones en su casilla, por lo que es recomendable que guarde los datos de la misma, clave y acceso.

Por otra parte, se hace presente que la información entregada en el formulario es estrictamente confidencial y no puede ser modificada.

b. Revisión de estado de denuncias.

Con el propósito de poder revisar y monitorear el avance del proceso de denuncia y/o consulta, así como de entregar información adicional, el denunciante podrá ingresar al Canal de Denuncias a través de la misma dirección web antes indicada.

Para lo anterior, deberá digitar el código asociado a su denuncia o consulta y la contraseña que hubiese proporcionado, y seleccionar el botón “Consultar”.

3. Procedimiento de investigación de denuncias o contingencias detectadas

El Compliance Officer estará a cargo de la recepción y el análisis de las denuncias formuladas o contingencias detectadas a través del Canal de Denuncias, pudiendo asumir dichas labores de manera directa o apoyándose en asesores externos a la Sociedad.

Cada denuncia recibida deberá sortear un primer filtro de selección de los hechos y/o situaciones que las constituyan y, en caso de estimarse como verosímil su contenido, se dará inicio al procedimiento especialmente diseñado para la investigación y resolución de las denuncias recibidas que sean admisibles, garantizando la confidencialidad, anonimato y comunicación con el denunciante durante todo el proceso de investigación.

Adicionalmente, se podrán realizar denuncias o consultas directamente al Compliance Officer, a través del correo electrónico cumplimiento@novaustral.cl. 

El plazo de respuesta, en la medida de lo posible, no deberá superar los 30 días. 

4. Sanciones

Una vez finalizadas las investigaciones relativas a las denuncias que hubieren sido recibidas y en el caso de corresponder, el Compliance Officer, en conjunto con el Gerente General, podrán tomar las medidas disciplinarias que estimen convenientes, las que deberán ser implementadas por las Gerencias respectivas, sin perjuicio de las demás acciones civiles y/o penales que pudieran iniciarse en contra de quienes resulten responsables por los hechos constitutivos de la denuncia correspondiente. De todo lo anterior se informará al Directorio de forma regular.